Việc thiết kế giao diện,{0}}máy móc của con người, kích thước, sự thoải mái và khả năng sử dụng phải tuân theo các nguyên tắc công thái học để tránh mệt mỏi, căng thẳng, lo lắng, tai nạn và nhiều tác hại khác nhau đối với cơ thể con người do thiết kế không phù hợp gây ra.
Thiết kế phải dựa trên lý thuyết thiết kế, tuân theo các khái niệm và ý tưởng thiết kế nhất định để phản ánh các khía cạnh văn hóa và xã hội của thiết kế.
Thiết kế nên được tiến hành bằng nhiều phương pháp thiết kế nghệ thuật khác nhau (chẳng hạn như các nguyên tắc về bố cục hình thức, quy luật về vẻ đẹp hình thức, ký hiệu học, v.v.), lý thuyết hệ thống và các nguyên tắc thương mại.
Thiết kế nội thất văn phòng phải tuân thủ các yêu cầu về cơ học, nguyên lý cơ khí, khoa học vật liệu và công nghệ để hướng dẫn thiết kế kết cấu, chuyển động, hình dạng, kích thước linh kiện và gia công linh kiện, tránh thiết kế không hợp lý.
Những mâu thuẫn khác nhau là không thể tránh khỏi trong quá trình thiết kế nội thất văn phòng, chẳng hạn như mâu thuẫn giữa chức năng và hình thức (ví dụ: mâu thuẫn giữa thiết kế cấu trúc của một bộ phận được tính toán thông qua sức mạnh và hiệu ứng sức mạnh thị giác của nó), mâu thuẫn giữa công nghệ và nghệ thuật (ví dụ: nhà thiết kế có thể từ bỏ hình thức thẩm mỹ mong muốn nhưng thiếu công nghệ sản xuất hiện có và tiềm năng), mâu thuẫn giữa doanh nghiệp và xã hội (ví dụ: mâu thuẫn giữa nhu cầu về các loại gỗ quý của các nhà sản xuất đồ nội thất bằng gỗ gụ và bảo vệ sinh thái xã hội), mâu thuẫn giữa thiết kế sản phẩm và tiếp thị sản phẩm (ví dụ: sự khác biệt giữa chiến lược thiết kế và chiến lược tiếp thị), và sự mâu thuẫn giữa ý tưởng thiết kế và thị trường (ví dụ: sự khác biệt về mặt thẩm mỹ giữa nhà thiết kế và khách hàng). Các nhà thiết kế nội thất cần sử dụng khả năng phán đoán của mình, tức là các nguyên tắc tư duy biện chứng, để hướng dẫn thiết kế nội thất và xử lý chính xác nhiều vấn đề như nghệ thuật, công nghệ, chức năng, hình thức, vật liệu, tay nghề, vật lý, tâm lý, thị trường, các yếu tố môi trường, giá cả và hiệu quả.
Họ cũng cần xử lý chính xác sự đa dạng của nhu cầu thị trường, mức độ nhu cầu của con người, những thay đổi trong lối sống và sự phát triển của khái niệm tiêu dùng, từ đó phát triển các sản phẩm có thể bán được trên thị trường cho phù hợp.
Dựa trên nguyên tắc này, các nhà sản xuất nội thất văn phòng cho rằng “không có thiết kế tốt nhất, chỉ có thiết kế phù hợp nhất”. Ví dụ, một số sản phẩm có hình dáng đơn giản nhưng phù hợp để sản xuất hàng loạt, thiết kế đơn điệu nhưng có giá trị thực tiễn cao, vật liệu thông thường nhưng giá thành thấp, độ bền kém nhưng chỉ sử dụng tạm thời thì không thể coi là thiết kế tốt, sản phẩm tốt theo nguyên tắc thiết kế chung. Tuy nhiên, khi xem xét các nhóm cụ thể (chẳng hạn như nhóm thu nhập-thấp) và các thị trường cụ thể (chẳng hạn như thị trường nông thôn tương đối nghèo), việc đánh giá các thiết kế đó có thể khác nhau.
